RUMUS IF MS.EXCEL

=IF(Kondisi; Jika Benar; Jika Salah)

Catatan:

Pemisah antar parameter pada IF dapat berupa koma “,” atau titik koma “;”bergantung dari regional setting. Regional Setting Indonesia memakai “;” sedangkan regional setting english memakai “,” sebagai parameter.

Sebelum memulai tutorial, kita akan membuat tabel yang sangat simple diexcel seperti gambar dibawah ini :

(diasumsikan Cell yang memiliki nilai “Jenis Bola” adalah cell A1)

Dasar Rumus Excel IF

Kita akan membuat sebuah kolom tambahan pada bagian kanan, yang berfungsi untuk mengetahui apakah data disebelah kiri adalah bola sepak. Seperti gambar dibawah ini :

Untuk itu, masukkan rumus excel if pada cell D2 :

=IF(A2="Sepak","Ya","Tidak")

Kemudian pada kotak hitam kecil, klik ganda sehingga rumus akan terpopulasi kebawah (lihat gambar bawah). Hasil akan terlihat seperti gambar diatas

Rumus diatas sangat sederhana, excel akan mengecek apakai kolom A1 bernilai “Sepak”, kemudian mencetak “Ya” jika kolom A1 bernilai sepak, “Tidak” untuk sebaliknya.

Rumus Excel IF untuk Dua Kondisi

Rumus excel IF mendukung lebih dari 1 kondisi dengan memanfaatkan fungsi logika lain. Misalkan pertanyaan kita ubah menjadi “Apakah bola sepak biru?”, maka kita dapat memasukkan rumus berikut pada kolom D1:

=IF(AND(A2="Sepak",B2="Biru"),"Ya","Tidak")

Hasilnya adalah seperti gambar dibawah ini:

Rumus diatas memanfaatkan fungsi AND untuk memeriksa dua kondisi. Logikanya adalah sebagai berikut :

1. Fungsi AND akan memeriksa apakah nilai kolom A2 adalah “Sepak”
2. Kemudian fungsi AND akan memeriksa apakah nilai kolom B2 adalah “Biru”
3. Karena A2 memang bernilai “Sepak” dan B2 bernilai “Biru” maka rumus menjadi AND(TRUE,TRUE)
4. Hasil dari AND(TRUE,TRUE) adalah TRUE
5. Karena bernilai TRUE maka fungsi excel IF akan mencetak “Ya”

Rumus Excel IF dalam Rumus Excel IF

Rumus excel IF mendukung keberadaan fungsi excel IF didalam dirinya sendiri. Dalam contoh ini kita akan mencari bola sepak tetapi juga akan mencetak kata “banyak” jika bola lebih dari sama dengan 4. Sebaliknya “dikit” jika bola kurang dari 4. Hasilnya akan seperti gambar dibawah :

Untuk itu ketikan pada kolom D2 :

=IF(A2="Sepak",IF(C2>=4,"Ya – Banyak","Ya – Dikit"),IF(C2<4,"Tidak – Banyak","Tidak – Dikit"))

Rumus diatas bekerja dengan cara :

1. Melihat apakah kolom A2 berisi kata “Sepak”
2. Jika ya, maka rumus akan melihat apakah jumlah bola >=4 (kolom C2). Jika ya maka akan mencetak “Ya – Banyak”. Jika tidak akan mencetak “Ya – Sedikit”
3. Jika tidak, maka rumus akan melihat apakah jumlah bola >=4 (kolom C2). Jika ya maka akan mencetak “Tidak – Banyak”. Jika tidak akan mencetak “Tidak – Sedikit”

Sebagai catatan, rumus if internal dapat diletakkan dimanapun : kondisi, jika benar, jika salah

Rumus Excel IF dalam bentuk ARRAY

Ok yang ini agak rumit, bagaimana jika ada pertanyaan : “Saya mau tahu total jumlah bola sepak dan basket berwarna merah”. Untuk itu kita akan mencoba rumus ARRAY IF

Pada kolom E2 masukkan rumus :

=SUM(IF(OR(A2:A6="Sepak",A2:A6="Basket"),IF(B2:B6="Merah",C2:C6,0),0))

TEKAN CTRL-SHIFT-ENTER agar rumus diatas menjadi rumus ARRAY!

Hasilnya akan seperti gambar dibawah ini :

Berikut ini adalah cara kerjanya :

1. Pertama-tama kita memakai fungsi OR untuk mengecek apakah nilai dari kolom A adalah “Sepak” atau “Basket”
2. Jika ditemukan nilai “Sepak” atau “Basket” pada kolom A (misal A3), fungsi kemudian akan menjalankan IF internal yang mengecek apakah warna bola adalah merah
3. Jika warna bola merah, fungsi IF akan mengembalikan Cell dari jumlah bila tidak rumus akan mengembalikan nilai 0
4. Dalam contoh diatas hanya 2 record yang valid yaitu kedua dan ketiga sehingga rumus sum menjadi SUM(3+7) = 10
5. Fungsi CTRL-SHIFT-ENTER adalah memberitahukan excel agar mencari seluruh record yang didefinisikan (A2:A6 dalam contoh ini).
6. Rumus ARRAY akan mencari record satu demi satu dan menjumlahkan hasilnya.
7. Karena jumlah record ARRAY yang dimasukkan sama A2:A6 vs B2:B 6 vs C2:C6; Excel mengetahui record 1 adalah A2, B2, C2; record 2 adalah A3, B3, C3; hingga record 5 : A5,B5,C5

Pengenalan Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

1.1 Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007

Langkah-langkah:

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.
3. Muncul Gambar 1.1

1.2  Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus 

mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel

Gambar 1.1

Tampilan di layar saat Microsoft Office 2007 dijalankan

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007:

 

1) Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

2) Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat 

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish 

dokumen.

3) Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses 

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4) Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5) Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

 6) Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

7) Cell

8) Nomor Baris

9) Nomor Kolom

10) Nama Range

11) Fungsi

12) Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.

1.3 Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja”           pada Cell aktif tersebut.

# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan                    dibawah ini:

# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel           dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

 

2. Penggunaan Cell

# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1                      kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul                    laporan terletak ditengah-tengah tabel.

# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol        Bold  atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 1.3.

Gambar 1.3.

4. Penggunaan format Tabel dan Cell

# Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi              border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini ,              kemudia akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.

 

Gambar 1.4

# Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 1.4. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:

* Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol  dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.